SMART
MEETING

Scopri le regole di una
riunione a distanza efficace

LA RIUNIONE

Strumento fondamentale per

Condividere
informazioni

Risolvere problemi complessi

Prendere
decisioni

Condividere
informazioni

Risolvere problemi complessi

Prendere
decisioni

IL RISCHIO

Trovarsi in riunioni:
• inconcludenti
• dispersive
• troppo lunghe

È sempre dietro l’angolo, soprattutto nelle riunioni a distanza

Trovarsi in riunioni:
• inconcludenti
• dispersive
• troppo lunghe

È sempre dietro l’angolo, soprattutto nelle riunioni a distanza

LA RISPOSTA

Far sì che le proprie riunioni a distanza siano…

SMART MEETING

Riunioni efficaci e produttive

Far sì che le proprie riunioni a distanza siano…

SMART MEETING

Riunioni efficaci e produttive

Uno SMART MEETING

si basa su 5 regole, dette le 5 P

PERTINENZA

PUNTUALITÀ

PROFESSIONALITÀ

PREPARAZIONE

PARTECIPAZIONE

SCOPRIAMO LA PRIMA “P” DI

PERTINENZA

3 domande da farsi prima di fissare una riunione a distanza

LO STRUMENTO È
PERTINENTE?

A volte una mail ben scritta o un report sintetico sono più efficaci di una riunione a distanza: fissala solo quando è lo strumento più adatto

LE PRESENZE SONO  PERTINENTI?

Non è vero che «più siamo, meglio è»: è fondamentale far partecipare ad una riunione a distanza solo le figure effettivamente coinvolte nel
progetto

GLI ARGOMENTI SONO  PERTINENTI?

È fondamentale definire e condividere in anticipo con i partecipanti ambito ed obiettivi della riunione a distanza, per evitare di perdersi in chiacchiere
La “P” è

PREPARAZIONE

regola indispensabile per contenere durata e costi di una riunione a distanza

QUOTA 90

L’attenzione in una riunione on line tende a scemare rapidamente: mai superare i 90 minuti, meglio ancora 60

 3 REGOLE PER
 CHI ORGANIZZA

1

Indicare obiettivi chiari

2

Convocare per tempo le figure coinvolte

3

Stilare ordine del giorno e azioni da compiere in modo preciso e sintetico (decidere/pianificare/stabilire/
allineare/informare/monitorare)

 3 REGOLE PER
 CHI PARTECIPA

1

Leggere prima la documentazione ricevuta per arrivare preparato

2

Chiedere in anticipo chiarimenti in caso di dubbi

3

Scegliere una stanza adeguata e controllare gli strumenti necessari (pc, cuffie, microfono, telecamera…)

La “P” è

PUNTUALITÀ

3 regole puntuali

1

Testare in anticipo il funzionamento di connessione, piattaforma e strumentazione da utilizzare, per evitare problemi in avvio di riunione

2

Arrivare puntuali o qualche minuto prima per non creare disagio agli altri partecipanti

3

Arrivare puntuali o qualche minuto prima per non creare disagio agli altri partecipanti

La “P” è

PARTECIPAZIONE

5 raccomandazioni per massimizzare il proprio contributo durante la riunione

1

Essere sintetici ed andare dritti al punto per rispettare i tempi assegnati

2

Non intervenire mentre ha la parola un altro partecipante

3

Esporre la propria idea in modo chiaro e sottolineando le soluzioni preferite

4

Chiedere sempre un feedback agli altri partecipanti sulla soluzione proposta

5

Partecipare attivamente, mantenendo la concentrazione sulla riunione: casella email chiusa, telefono silenziato

La “P” è

PROFESSIONALITÀ

4 consigli per essere sempre professionali anche da remoto

1

Porre attenzione all’ambiente di fondo ripreso dalla telecamera

2

Predisporre una buona illuminazione, soprattutto del volto

3

Curare il vestiario, in linea con il tipo di riunione e le figure professionali coinvolte

4

Guardare sempre diritto al centro della telecamera per facilitare la comprensione e l’attenzione degli altri interlocutori

AlmirallMed raccoglie molti contenuti di interesse per la neurologia: inizia ad esplorarli ora!

 

Mis Favoritos